Großeinkauf in der HoReCa – Wann lohnt er sich wirklich und wie Sie Lagerkosten vermeiden

Großeinkauf in der Gastronomie bedeutet nicht nur günstigere Stückpreise—es ist eine strategische Geschäftsentscheidung, die Lagerfläche, Produktrotation, Mindesthaltbarkeit und reale Betriebsbedingungen berücksichtigen muss. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die tatsächliche Rentabilität von Großbestellungen berechnen, welche Produkte sich für Mengenrabatte eignen und welche Fallstricke Sie vermeiden sollten.

Der Artikel richtet sich an Restaurantbesitzer, Cafémanager, Hotelbetreiber und Catering-Unternehmen, die Beschaffungskosten optimieren möchten, ohne Kapital in übermäßigen Lagerbeständen zu binden.

3 Voraussetzungen für rentablen Großeinkauf

Ein Großeinkauf ist nur dann rentabel, wenn alle drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

1. Rabatt übersteigt versteckte Kosten

Der Mengenrabattmuss folgende Kosten decken:

Lagerkosten: Miete für Lagerfläche oder Opportunitätskosten des Raums
Gebundenes Kapital: Zinsen oder Opportunitätskosten des in Waren gebundenen Geldes
Verderbsrisiko: Ablauf, Beschädigung, Rezepturänderungen, Verschwendung

Praxisbeispiel: 18% Rabatt auf 400 kg Mehl vs. wöchentliche 20-kg-Käufe:

Ersparnis durch Rabatt: 18%
Lagerkosten (1,5 m² für 5 Monate): ~4–5%
Kapitalkosten: ~2%
Netto-Ersparnis: ~11–12% ✓ (rentabel)

2. Lagerfläche ohne Zusatzkosten verfügbar

Wenn Sie externes Lager anmieten oder Betriebsfläche opfern müssen (z.B. weniger Tischplätze), verliert der Großeinkauf sofort an Attraktivität.

Faustregel: 1 m² Lagerfläche muss mindestens 40–70 €/Monat Ersparnis generieren, um sich zu lohnen.

3. Produkt mit langer Haltbarkeit & stabilem Bedarf

Kaufen Sie niemals in Großmengen:

Schnell Verderbliches (frisches Gemüse, kurzlebige Milchprodukte)
Saisonale Waren mit schwankendem Bedarf
Innovative Produkte (Rezeptur kann sich in 2 Monaten ändern)

Rabattschwellen: Was bringt wirklich?

Die meisten Großhändler arbeiten mit gestaffelten Rabatten:

Bestellwert	Typischer Rabatt	Rentabel bei Verbrauch	Realer Nutzen
Unter 500 €	0–5%	Nicht rentabel	Vermeiden
500–2.000 €	5–12%	4–8 Wochen Verbrauch	Mäßige Ersparnis
2.000–5.000 €	12–18%	8–14 Wochen Verbrauch	Gute Ersparnis
5.000–10.000 €	18–28%	3–4 Monate Verbrauch	Starker Vorteil
Über 10.000 €	28–38%	Detaillierte Analyse nötig	Möglich, aber riskant

Wie berechnen Sie die reale Ersparnis?

Formel:

Reale Ersparnis (%) = Listenrabatt (%) − Lagerkosten (%) − Kapitalkosten (%) − Verderbsrisiko (%)

Beispielrechnung für Toilettenpapier (6-Monats-Großeinkauf):

Angebotener Rabatt: 22%
Lagerkosten: 2% (benötigt wenig Platz)
Gebundenes Kapital: 1,5%
Verderbsrisiko: 0% (nicht verderblich)
Reale Ersparnis: 18,5% ✓ Ausgezeichnet—Bestellung aufgeben

Beste Produkte für Großeinkauf in der Gastronomie

Kategorie A: Immer lohnenswert

✓ Trockenwaren mit langer Haltbarkeit:

Mehl, Zucker, Salz, getrocknete Gewürze (6–15 Monate Rotation)
Pasta, Reis, Getreide, Hülsenfrüchte (12+ Monate Haltbarkeit)
Konserven: Tomaten, Oliven, Gurken, Bohnen, Fisch (18–30 Monate)
Pflanzenöl, Balsamico, Essige (15+ Monate)
Kakao, Instant-Kaffee, Tee (12–18 Monate)

Kostenvorteil: 12–20% Ersparnis bei konsequent genutzten Grundprodukten

✓ Einwegartikel & Hygienebedarf (unbegrenzter Haltbarkeit):

Servietten, Papierhandtücher, Damentücher
Frischhaltefolie, Gefrierbeutel, Müllbeutel
Einweghandschuhe (Gummi/Latex), Kochmützen, Schürzen
Toilettenpapier, Seife
Spülmittel, Desinfektionsmittel, Reiniger

Kostenvorteil: 18–28% Ersparnis; großes Volumen benötigt minimalen Raum

✓ Öle & Würzmittel (lagerstabil, hoher Drehwert):

Olivenöl, Pflanzenöl, Rapsöl
Sojasoße, Pfeffer, Senf, Sriracha
Honig, Sirup, Melasse
Mai-Gewürzmischungen (gemahlene Öl-Mischungen)

Kostenvorteil: 14–22% Ersparnis; Haltbarkeit 15+ Monate

Kategorie B: Selektiv in Großmengen kaufen (mit Bedachsamkeit)

⚠ Gefrorene Produkte (bei stabiler Nachfrage):

Tiefkühlgemüse & -obst (wenn menutreu, 8–12 Monate Rotation)
Halbfertigprodukte (Teiglinge, Gnocchi) – nur bei bewährten Lieferanten
Frostfleisch (Hähnchen, Lachs) – nur bei hochfrequenten Küchen (tägliche Nutzung)
Eiscreme (saisonal, aber 12+ Monate Lagerung möglich)

Vorsicht:

Auftauverluste: 5–8% beschädigte Ware/Gefrierbrand
Stromkosten für Tiefkühler: 100–250 €/Monat
Großbestellung rentabel nur wenn Stromkosten durch Rabatt ausgeführt werden

Kostenvorteil: 10–18% Ersparnis (nach Stromkosten)

⚠ Speiseöle & Alkoholgetränke (großer Kapitalaufwand):

Premium-Öle, Balsamessig (Etiketten-Wert)
Wein, Bier, Spirituosen (Kapitalfreezing, aber lange Lagerfähigkeit)
Vorsicht: Alkohol-Trends ändern schnell (neuer Trend-Cocktail kann alte Flaschen ändern)

Kostenvorteil: 12–20% Ersparnis, aber Kapital ist für months gebunden

Kategorie C: Großeinkauf vermeiden

✗ Frisches Gemüse & Salat: Verderb innerhalb 3–8 Tagen eliminiert jede Ersparnis ✗ Spezialitäten & Trend-Zutaten: Nachfrage kann plötzlich ändern, Menü ist nicht stabil ✗ Meeresfrüchte & Fleisch frisch: Kurze Haltbarkeit, hohe Verderb wahrscheinlichkeit ✗ Neue Menu-Items: Niemals Großeinkauf für nicht getestete Gerichte

Wie Sie bessere Rabatte verhandeln – 10 Strategien

1. Bündelung mit anderen Restaurants

Suchen Sie 2–3 andere Lokale in der Nähe
Gemeinsames Großeinkauf = Volumenrabatt +5–10%
Lieferung kann gebündelt werden (niedrigere Logistikkosten)

2. Langzeitverträge:

Angebot: "Ich garantiere mind. 2000 € monatliche Abnahme für 12 Monate"
Gegenprestations: 8–12% zusätzlicher Rabatt
Sicherheit für Lieferant pl Planungssicherheit

3. Sofortbezahlung (statt 30-Tage-Kredit)

Vorteil für Lieferant: sofortige Liquidität
Konditionen: 2–3% Skonto (Gegenrabatt) möglich
Formel: "Zahle ich heute, gibt mir 3% Rabatt extra?"

4. Saisoneinkäufe

Einkauf in Nebensaisonzeiten (August vor Saisonstart, Januar nach Feiertagen)
Lieferant will Bestände weiterveräußern = 15–20% Extra-Rabatt
Planung erforderlich (essen Sie in Sommer/Winter vor?)

5. Preisvergleiche nutzen (mindestens 3 Angebote)

Beim ersten Angebot niemals "ja" sagen
Konkurrenzmacht: "Selgros bietet mir 14%, können Sie drauf?"
Verhandlung führt oft zu +2–5% Zusatzrabatt

6. Package-Deals

Statt: "Geben Sie 15% auf Mehl?"
Besser: "Welche Gesamtersparnis auf Mehl + Öl + Gewürze zusammen?"
Lieferanten bevorzugen Multiprodukt-Kunden

7. Lieferkosten verhandeln

Häufig versteckte Kosten: 30–80 € pro Lieferung
Ab 2000 € Bestellung: freie Lieferung verhandeln
Kumulativ sparen: Wenn 20 Lieferungen/Jahr, dann 600–1600 € gespart

8. "Trial Period"-Rabatt für neue Lieferanten

"Geben Sie mir 15% für erste 3 Bestellungen, dann evaluieren wir?"
Neu Lieferanten akzeptieren oft this um Kundenbindung zu etablieren

9. Mit vertrauten Lieferanten nachstoßen

Nach 6–12 Monaten Loyalität: "Können wir bessere Konditionen besprechen?"
Lieferanten "halten" gerne langjährige Kunden mit besseren Rabatten

10. Zahlung gegen effektivere Planung

"Ich garantiere Daten 4 Wochen im Voraus → könnt Ihr 10% Rabatt geben?"
Größere Gewissheit für Lieferant = Betriebsoptimierung auf seiner Seite

Häufigste Fehler bei Großeinkäufen (und wie Sie sie vermeiden)

Fehler 1: Nur auf Prozentsätze schauen

Problem: "22% Rabatt! Fantastisch!" – ohne Berücksichtigung aller Kosten. Lösung: Kalkulieren Sie die Netto-Ersparnis (Rabatt − Lagerung − Kapitalkosten − Verderb).

Fehler 2: Ungetestete Produkte in Großmengen kaufen

Problem: Neue Restaurationen-Rezeptur, kauft 50 kg Spezialmehle ... nutzt davon 3 kg. Rest verfällt. Lösung: Neue Artikel zuerst für 2–4 Wochen testen, DANN Großeinkauf.

Fehler 3: Zu viel Kapital binden

Faustregel: Max. 10–15% Ihrer jährlichen Einkaufsbudgets sollten in Langzeitlagern gebunden sein. Problem: Restaurant hat Liquiditätskrise, braucht Geld anders, expiriert Ware. Lösung: Konservativ kalkulieren, max. 3–4 Monate Rotation.

Fehler 4: FIFO-System nicht implementieren

Problem: Ältere Ware liegt unter neuer Ware, verfällt. Lösung: Neware immer nach hinten ins Regal, Personal nimmt von vorne.

Fehler 5: Lagerkosten ignorieren

Problem: "Großeinkauf hat 20% Rabatt!" – aber ich muss 200-Euro-Gefrierer kaufen für 100 € extra Strom/Monat. Lösung: Technische Kapazität VOR Großeinkauf prüfen.

Einkaufs-Checkliste für Großbestellungen

Vor einer Großbestellung prüfen Sie bitte diese 10 Kriterien:

Scoring:

8–10 "Ja" → Großbestellung rentabel ✓
6–7 "Ja" → Rentabilität grenzfall, detaillierte Analyse
<6 "Ja" → Großbestellung wahrscheinlich NICHT rentabel ✗

Praxisbeispiele: Erfolgreiche & gescheiterte Großeinkäufe

✓ Erfolgsgeschichte: Hotel-Frühstücksservice

Produkt: 180 kg Pfannkuchenmischung
Rabatt: 18% Großabnahme
Verbrauch: 2,8 kg/Tag = 64-Tage-Rotation (kontinuierlich, stabil)
Lagerung: 1,8 m² Regalfläche (minimale Zusatzkosten)
Ergebnis: Netto 165 € gespart ohne Verderb | Neubestellung nach 2 Monaten

⚠ Borderline-Großeinkauf: Gewürz-Assortiment

Produkt: 15 kg Box mit 20 versch. getrockneten Gewürzen
Rabatt: 20% Großabnahme
Problem: Restaurant nutzt nur 8 von 20 Gewürzen aktiv
Ergebnis: 7 Gewürze verfallen, 40% des Rabatts "verloren"
Lektion: Immer checken, welche Gewürze ihr WIRKLICH nutzt

✗ Gescheiterter Großeinkauf: Spezial-Öl

Produkt: 40 kg Trüffelöl (Premium, teuer)
Rabatt: Beeindruckend, aber tatsächlicher Verbrauch nur 0,4 kg/Monat
Nach 4 Monaten: 38 kg Öl verfallen (Aroma, Oxidation)
Ergebnis: 380 € kompletter Verlust statt Gewinn
Lektion: Nicht jedes Öl = stabil Nachfrage

✓ Erfolgsgeschichte: Papier-Assortiment

Produkt: Mix aus Servietten, Papierhandtüchen, Frischhaltefolie (4000 €)
Rabatt: 20% Großabnahme
Verbrauch: Konstant, täglich benutzt (Restaurants haben immer Bedarf)
Lagerung: Minimales Volumen, trockener Keller/Lager
Ergebnis: 800 € gespart, keine Verluste | Neubestellung alle 6–8 Wochen

Kalkulator: Ist dieser Großeinkauf wirklich rentabel?

Beispiel Restauration 50 Plätze, 120 Gäste/Tag:

Wariant A: Papierhandschuhe (guter Kandidat)

Ankauf: 10.000 Einweghandschuhe à 0,08 € = 800 €
Rabatt: 20% durchschnitt = 160 € Ersparnis
Lagerkosten: 0,2 m² × 30 €/m²/Monat × 3 Monate (Lagerdauer) = 18 €
Verderb-Risiko: 0% (Handschuhe verderben nicht)
Netto-Einsparung: 160 € − 18 € = 142 € ✓ Rentabel

Variant B: Frostfleisch (risikobehaftet)

Großbestellung: 150 kg Hähnchen à 6 € (netto normal) = 900 €
Rabatt: 18% = 162 € Ersparnis
Einkauf: 800 € netto (statt 900 €)
Gefrierer-Zusatzkosten: 150 €/Monat Strom
Lagerstörungen: 5% Auftauverlust = 25 € verloren
Netto-Einsparung: 162 € − 150 € − 25 € = −13 € ✗ NICHT RENTABEL

Lagerung & Rotationssystem (FIFO)

Ohne gutes Lagersystem ist jeder Großeinkauf zum Scheitern verurteilt.

FIFO richtig implementieren

Eingang: Neue Lieferung immer nach HINTEN ins Regal
Nutzung: Personal nimmt Ware von VORNE (älteste zuerst)
Beschriftung: Jede Chargé mit Eingangsdatum + Verfallsdatum (sichtbar)
Kontrolle: 1× pro Woche, 5 Minuten Überprüfung auf Verfallsdaten

Laginstruktionen

Trockene Ware: 15–20 °C, trocken, dunkel (keine Feuchtigkeitsquellen)
Gefrorene Ware: konstant −18 °C oder kälter (mit Temperatur-Logger prüfen!)
Frostware NICHT neben Heizung oder Dampf lagern (Gefrierbrand-Risiko)

Fazit & Entscheidungshilfe

Großeinkauf in der HoReCa ist wertvoll, wenn ALL DIESE Bedingungen erfüllt sind:

✓ Rabatt übersteigt 10% (Netto, nach allen Kosten) ✓ Lagerung kostenlos/mit Zusatznutzen verfügbar
✓ Rotation wöchentlich/täglich erfolgt (kein 1× pro Monat Nutzer) ✓ Haltbarkeit 70+ Tage sicher ✓ Stabilelle Nachfrage (kein Produktwechsel erwartet)

NICHT machen, wenn: ✗ Rabatt < 8% Netto oder neue Lagerfläche erforderlich ✗ Produkt sind untestet oder Menü unsicher ✗ Verfallsdatum < 60 Tage in Ihrem Lager ✗ Kapital andere Zwecke braucht (Renovierung, Debt)

Fokussieren Sie sich auf Nettorentibilität, nicht auf Brutto-Prozentsätze!

FAQ

Welcher Mindestrabatt rechtfertigt Großeinkauf?

**Ziel sind Netto-Einsparungen von mind. 8–10% ** nach Lagerung, Kapitalkosten, Verderb.

Faustregel:

Trockenwaren: 12%+ Rabatt meist OK
Gefrorene Ware: 18%+ erforderlich (wegen Stromkosten)
Einwegartikel: 15%+ gut

Kann ich bei volatiler Nachfrage Großeinkauf machen?

Nein. Nur für Produkte mit stabiler Nachfrage (>80% Konsistenz monatlich).

Beispiel: Restaurant verkauft durchschnittlich 200 Pizzas/Monat:

Monat 1: 180 Pizzas
Monat 2: 220 Pizzas
Monat 3: 200 Pizzas
Konsistenz: (180/200) = 0,9 = gut ✓

Volatiles Beispiel:

Monat 1: 150 Pizzas
Monat 2: 400 Pizzas
Monat 3: 160 Pizzas
Konsistenz: (150/270 avg) = 0,56 = zu volatil ✗

Wie verhandele ich mit Lieferanten?

Mindestens 3 Angebote einholen
Konkurrenzmacht nutzen: "Selgros bietet 14%, wann kommt ihr zu?"
Langzeitleichen (12 Monate) = bessere Rabatte
Sofortzahlung oder Bundle-Deals = Extra-Skonto

Bei welcher Lagerdauer lohnt sich Großeinkauf?

3–6 Monate optimale Rotation.

Unter 4 Wochen: zu schnell, kein Sinn for Großeinkauf
4–12 Wochen: ideal für stabile Produkte
über 12 Wochen: Risiken wachsen (Verdirb, Geschmackverlust)