Kawiarnie | Blog HoReCa

Kawiarnie to jeden z najszybciej rozwijających się segmentów HoReCa w Polsce. Kawa specialty, latte art, alternatywne metody parzenia (aeropress, chemex, drip), wegańskie desery, przestrzenie coworkingowe – kawiarnie stały się miejscami spotkań, pracy zdalnej i relaksu. Dla właścicieli kawiarni kluczowe jest połączenie wysokiej jakości kawy z odpowiednim wyposażeniem, materiałami eksploatacyjnymi i dbałością o szczegóły. Serwetki to podstawowy produkt w każdej kawiarni. Goście używają ich do wycierania ust po ciastku, do podkładania pod talerz, do czyszczenia zaparowanych okularów. W kawiarniach najlepiej sprawdzają się serwetki papierowe 2-warstwowe o gramaturze 30-33 g/m² – są wystarczająco chłonne, estetyczne i niedrogie (€38-52 za 1000 sztuk, czyli około €0,045/serwetka). Kolorystyka: białe (uniwersalne, eleganckie), ekru/kremowe (cieplejsze, fit do wnętrz w stylu rustykalnym lub vintage), kolorowe pastelowe (do kawiarni instagramowych z młodą publicznością). Kawiarnie na 30-50 gości zużywają średnio 2.500-4.000 serwetek miesięcznie – zakupy hurtowe w opakowaniach zbiorczych (20-30 paczek) pozwalają oszczędzić 10-15%. Kubki papierowe do kawy na wynos to drugi najważniejszy produkt. W Polsce boom na kawę takeaway trwa od 2018 roku i nie słabnie – około 45-50% transakcji w kawiarniach miejskich to napoje na wynos. Kubki papierowe muszą być dwuścienne (double-wall) lub z dodatkową wkładką termiczną (sleeve), aby chronić dłonie gości przed gorącem. Standardowe rozmiary: 200ml (espresso, cortado), 300ml (cappuccino, flat white), 400ml (latte, americano). Koszt kubków: €0,15-0,25/sztuka dla kubków 300-400ml z pokrywką. Wieczka powinny być szczelne (zamykane na klik) – nieszczelne wieczka to najczęstsza reklamacja gości. Kawiarnia sprzedająca 100 kaw na wynos dziennie potrzebuje około 3.000 kubków miesięcznie – to koszt 450-750 zł. Trendy: kubki z papieru kraft (bardziej ekologiczny wygląd), kubki biodegradowalne z PLA, kubki z recyclingu. Goście millenialsów chętniej wybierają kawiarnie z kubkami eko (+18-22% wskazań w badaniach branżowych). Akcesoria do kawy na wynos: mieszadełka drewniane (tańsze, biodegradowalne, €2-4 za 1000 szt) vs. plastikowe (trwalsze, droższe €5-8 za 1000 szt), saszetki cukru białego i brązowego (€12-18 za 1000 saszetek 5g), saszetki słodzików (aspartam, stewia), śmietanka w miniaturkach (UHT) lub mleko roślinne w saszetkach (owsiane, migdałowe – drogie ale trendy). Kosztorys akcesoriów dla kawiarni 80-120 kaw/dzień: mieszadełka 80-150 zł/miesiąc, cukier w saszetkach 200-350 zł/miesiąc. Warto mieć stałego dostawcę z dostawą co 2-4 tygodnie – sklepy detaliczne są droższe o 30-50%. Serwetki barowe (dispenserowe) to must-have przy każdym stoliku kawiarni. Format 17×17 cm lub 20×20 cm, składane w Z-fold lub ¼, pakowane po 200-300 sztuk w dyspensery z pleksi lub metalu. Goście pobierają jedną serwetkę przy okazji – to wygodne i higieniczne. Serwetki dispenserowe kosztują €0,03-0,05/sztuka przy zakupach hurtowych. Kawiarnia na 30 miejsc używa 6-10 dispenserów rozmieszczonych strategicznie (przy lady, przy stolikach 2-4 osobowych, przy sofach). Wymiana napełnień: co 2-3 dni przy wysokim ruchu. Artykuły higieniczne w kawiarniach: mydło w płynie do toalet (antybakteryjne, z przyjemnym zapachem – pierwsze wrażenie gościa), ręczniki papierowe ZZ-fold lub papier w rolkach (biel, chłonność min. 21 g/m²), worki na śmieci (60-120l zależnie od pojemności koszy), środki czystości do powierzchni (lady, stoliki, ekspresy). Sanepid wymaga dostępności mydła, ręczników papierowych i zamkniętych koszy na odpady w każdej toalecie – brak tych podstaw to mandat 500-2.000 zł. Kawiarnie z serwisem ciastek, tortów i przekąsek potrzebują tacek papierowych, serwetek deserowych (mniejsze formaty 24×24 cm, estetyczne wzory), widelczyków jednorazowych (drewniane lub plastikowe biodegradowalne), opakowań na wynos dla ciast (pudełka kraft z okienkiem). Goście coraz częściej zamawiają desery na wynos – opakowania muszą być szczelne, estetyczne i wygodne do przenoszenia. Biodegradowalne opakowania z trzciny cukrowej lub tektury laminowanej to trend 2025 – droższe o 20-25%, ale doceniane przez gości. Koszty operacyjne kawiarni na materiały eksploatacyjne (serwetki, kubki, akcesoria, artykuły higieniczne): 1.200-2.800 zł miesięcznie dla kawiarni 50-100 kaw/dzień. Optymalizacja poprzez zakupy kwartalne, współpracę z 1 hurtownią HoReCa, rezygnację z luksusowych brandowanych kubków na rzecz neutralnych eko (te same parametry, 15-20% taniej). Monitoruj zużycie produktów tygodniowo – jeśli liczba serwetek/gość przekracza 2,5 sztuki, możliwe że goście marnują (dyspensery z pojedynczym poborem redukują to o 20-30%). Trendy kawiarni 2025: lokalne palarnie kawy (krótkie łańcuchy dostaw, świeżość ziaren), alternatywne mleka roślinne (owsiane Oatly, migdałowe, kokosowe), desery wegańskie i bezglutenowe (20-25% gości ma preferencje dietetyczne), przestrzenie coworkingowe (Wi-Fi, gniazdka, miejsca do pracy), eventy kawowe (latte art battle, cuppingi, degustacje). Kawiarnie z unikalną ofertą mają średnio o 22-30% wyższą marżę i lojalniejszych gości. Inwestycja w dobre materiały eksploatacyjne (kubki, serwetki, opakowania) to część doświadczenia gościa i budowania marki kawiarni.